Quà Tết chi từ quỹ công đoàn và quỹ phúc lợi khác nhau thế nào
Phân biệt quà Tết chi từ quỹ công đoàn và quỹ phúc lợi doanh nghiệp, cách hai nguồn phối hợp, quy trình đề xuất và những lưu ý khi lập danh sách nhận.
Cận Tết, cán bộ công đoàn nhận được câu hỏi quen thuộc từ phòng hành chính nhân sự: quà Tết năm nay chi từ quỹ công đoàn, quỹ phúc lợi công ty, hay cả hai cộng lại? Câu trả lời ảnh hưởng trực tiếp tới ngân sách và danh sách người nhận.
Hai nguồn quỹ này thường bị nhầm là một, nhưng có quy chế và đối tượng chi khác nhau. Bài này làm rõ khác biệt và cách phối hợp giữa hai bên khi lập kế hoạch quà Tết.
QUỸ CÔNG ĐOÀN VÀ QUỸ PHÚC LỢI KHÁC NHAU Ở ĐÂU
Quỹ công đoàn là nguồn kinh phí do tổ chức công đoàn cơ sở quản lý, hình thành từ đoàn phí và kinh phí công đoàn theo quy định, dùng cho các hoạt động chăm lo đoàn viên.
Quỹ phúc lợi là nguồn do doanh nghiệp trích lập từ lợi nhuận hoặc ngân sách hoạt động, do ban giám đốc hoặc phòng nhân sự quản lý, dùng cho các khoản phúc lợi chung của toàn thể người lao động.
| Tiêu chí | Quỹ công đoàn | Quỹ phúc lợi |
|---|---|---|
| Đơn vị quản lý | Ban chấp hành công đoàn cơ sở | Doanh nghiệp, thường qua phòng nhân sự |
| Đối tượng nhận | Đoàn viên công đoàn | Toàn thể người lao động, kể cả chưa vào công đoàn |
| Nguồn hình thành | Đoàn phí, kinh phí công đoàn trích nộp | Lợi nhuận, ngân sách phúc lợi doanh nghiệp |
| Mức chi mỗi người | Thường có định mức theo quy chế công đoàn | Do doanh nghiệp tự quyết theo ngân sách năm |
HAI QUỸ PHỐI HỢP NHƯ THẾ NÀO TRONG QUÀ TẾT
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp không tách bạch hoàn toàn hai nguồn khi tổ chức quà Tết, mà phối hợp theo một trong các cách phổ biến sau.
- Quỹ phúc lợi chi phần quà chung cho toàn thể nhân viên, quỹ công đoàn chi thêm phần bổ sung riêng cho đoàn viên.
- Quỹ công đoàn chi hoàn toàn phần quà Tết, áp dụng ở doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc công đoàn hoạt động mạnh.
- Quỹ phúc lợi chi toàn bộ, công đoàn chỉ tham gia khâu tổ chức, lập danh sách và trao quà.
Không có mô hình bắt buộc áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp. Cách phối hợp phụ thuộc vào quy chế nội bộ và ngân sách thực tế của từng năm.
Ví dụ phân bổ hai nguồn cho một đợt quà Tết
| Nhóm nhân viên | Nguồn chi chính | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đoàn viên công đoàn | Quỹ công đoàn + quỹ phúc lợi | Nhận đủ hai phần nếu quy chế cho phép |
| Nhân viên chưa vào công đoàn | Quỹ phúc lợi | Vẫn được hưởng phần quà chung của doanh nghiệp |
| Nhân viên thử việc | Tùy quy chế công ty | Nhiều nơi tính theo tỷ lệ thời gian làm việc |
Cách phân bổ ngân sách theo từng nhóm nhân viên có trong bài ngân sách quà Tết doanh nghiệp.
QUY TRÌNH ĐỀ XUẤT QUÀ TẾT TỪ HAI NGUỒN QUỸ
- Ban chấp hành công đoàn họp thống nhất mức chi từ quỹ công đoàn, dựa trên số dư quỹ và quy chế chi tiêu nội bộ.
- Phòng nhân sự đề xuất mức chi từ quỹ phúc lợi lên ban giám đốc, thường kèm phương án quà cụ thể.
- Hai bên thống nhất phương án phối hợp, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót nhóm nhân viên nào.
- Lập danh sách người nhận theo từng nguồn quỹ, ghi rõ ai nhận phần nào để dễ đối chiếu khi quyết toán.
- Đặt hàng và tổ chức trao quà theo lịch đã thống nhất giữa công đoàn và phòng nhân sự.
Cách lập danh sách người nhận chi tiết và mẫu theo dõi có trong bài mẫu danh sách người nhận quà Tết.
Hạch toán và chứng từ
Hai nguồn quỹ thường có yêu cầu chứng từ và quy trình duyệt chi khác nhau, vì quỹ công đoàn chịu sự giám sát của tổ chức công đoàn cấp trên bên cạnh quy chế nội bộ doanh nghiệp. Mức chi cụ thể và cách hạch toán có thể khác nhau giữa các đơn vị, nên xác nhận lại với công đoàn cấp trên hoặc bộ phận kế toán theo quy chế hiện hành của đơn vị mình, thay vì áp dụng nguyên cách làm của doanh nghiệp khác.
Vì vậy, hóa đơn và biên nhận cho phần chi từ quỹ công đoàn nên tách riêng khỏi phần chi từ quỹ phúc lợi ngay từ khâu đặt hàng, tránh gộp chung gây khó khăn khi quyết toán từng nguồn. Cách hạch toán chi phí quà Tết nói chung có trong bài thuế và hạch toán chi phí quà Tết.
LỖI THƯỜNG GẶP KHI PHỐI HỢP HAI NGUỒN QUỸ
- Không thống nhất trước giữa công đoàn và nhân sự, dẫn tới có nhân viên nhận trùng hai phần quà cùng loại, có người bị bỏ sót.
- Gộp chung hóa đơn của hai nguồn chi, gây khó khăn khi quyết toán riêng từng quỹ.
- Không tính tới nhân viên mới hoặc nhân viên thử việc trong danh sách của cả hai nguồn.
- Chốt phương án quá sát Tết khiến không kịp đặt hàng số lượng lớn hoặc in ấn nhận diện.
KHÁC BIỆT GIỮA CÁC DOANH NGHIỆP
Cách vận hành hai nguồn quỹ này không giống nhau giữa các doanh nghiệp. Doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp có tổ chức công đoàn lâu năm thường có quy chế chi tiết và ổn định qua nhiều năm.
Doanh nghiệp tư nhân quy mô nhỏ, đặc biệt nơi chưa thành lập công đoàn cơ sở, thường chỉ có một nguồn quỹ phúc lợi chi toàn bộ quà Tết. Cả hai mô hình đều phổ biến, tùy quy mô và cơ cấu tổ chức của từng công ty.
TÓM TẮT NHỮNG ĐIỂM CHÍNH
- Quỹ công đoàn dành cho đoàn viên, do ban chấp hành công đoàn quản lý.
- Quỹ phúc lợi dành cho toàn thể người lao động, do doanh nghiệp quản lý.
- Nhiều doanh nghiệp phối hợp cả hai nguồn: phúc lợi chi phần chung, công đoàn chi thêm phần riêng cho đoàn viên.
- Cần thống nhất phương án sớm giữa công đoàn và phòng nhân sự để tránh trùng hoặc sót người nhận.
- Tách riêng chứng từ của hai nguồn quỹ ngay từ khâu đặt hàng để thuận tiện quyết toán.
Khi đã chốt được phương án và ngân sách từ cả hai nguồn, xem thêm gợi ý quà theo mức chi tại quà Tết cho nhân viên hoặc gửi yêu cầu báo giá tại trang quà Tết doanh nghiệp.
CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
Nhân viên chưa vào công đoàn có được nhận quà Tết không?
Có, nếu doanh nghiệp chi quà Tết từ quỹ phúc lợi cho toàn thể người lao động. Phần chi riêng từ quỹ công đoàn thường chỉ dành cho đoàn viên, nhưng phần từ quỹ phúc lợi áp dụng chung, không phân biệt đã vào công đoàn hay chưa.
Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở thì quà Tết lấy từ đâu?
Trong trường hợp này, toàn bộ quà Tết thường chi từ quỹ phúc lợi do doanh nghiệp tự trích lập và quản lý. Đây là mô hình phổ biến ở nhiều doanh nghiệp tư nhân quy mô nhỏ và vừa chưa thành lập tổ chức công đoàn.
Mức chi từ quỹ công đoàn có bị giới hạn không?
Có, quỹ công đoàn thường có quy chế chi tiêu nội bộ và định mức theo hướng dẫn của công đoàn cấp trên, khác với quỹ phúc lợi doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn theo quyết định của ban giám đốc từng năm.
Có nên gộp chung quà từ hai nguồn quỹ thành một phần duy nhất không?
Về mặt trao quà, nhiều doanh nghiệp vẫn gộp thành một phần để thuận tiện cho nhân viên nhận một lần. Tuy nhiên phần chứng từ và hạch toán nên tách riêng theo từng nguồn quỹ để thuận tiện khi quyết toán cuối năm.
Ai chịu trách nhiệm lập danh sách người nhận khi có hai nguồn quỹ?
Thường phòng nhân sự và ban chấp hành công đoàn phối hợp lập danh sách, mỗi bên xác nhận phần thuộc trách nhiệm quản lý của mình. Việc thống nhất danh sách sớm giúp tránh tình trạng trùng hoặc bỏ sót người nhận khi tới ngày trao quà.
Đỗ Hoài Nam
Chọn quà theo ngân sách, người nhận, dịp tặng và cách đóng gói phù hợp.
Xem hồ sơ và chuyên môn
Để lại bình luận
Thông tin liên hệ chỉ dùng để phản hồi, không hiển thị công khai.