Sắp xếp công việc trước kỳ nghỉ Tết Đinh Mùi 2027

Mùng 3 Tết, một tin nhắn hiện lên trong nhóm công việc: khách hỏi tình trạng đơn hàng, không ai biết ai đang phụ trách, người nắm việc thì đang ở quê và điện thoại ngoài vùng phủ sóng.

Tình huống này không phải do ai vô trách nhiệm. Nó xảy ra vì việc bàn giao được hiểu là nói miệng vài câu trong buổi chiều cuối cùng.

Bài này trình bày cách khép công việc trước kỳ nghỉ theo bốn phần: bàn giao, thông tin ra bên ngoài, tiền bạc và chứng từ, cuối cùng là cách quay lại nhịp sau Tết.

NGÀY LÀM VIỆC CUỐI CÙNG MỚI LÀ HẠN CHÓT THẬT

Mùng 1 Tết năm nay là ngày 06/02/2027, còn khoảng 151 ngày. Nhưng mốc cần bám không phải ngày đó.

Mốc thật là ngày làm việc cuối cùng của cơ quan bạn, và ngày làm việc cuối cùng của những bên bạn phụ thuộc: ngân hàng, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, đối tác.

Rất nhiều đơn vị nghỉ sớm hơn khách hàng của mình vài ngày. Hãy hỏi thẳng lịch nghỉ của họ thay vì suy đoán, và ghi lại thành một danh sách nhỏ.

BÀN GIAO PHẢI VIẾT RA, KHÔNG NÓI MIỆNG

Một tài liệu bàn giao tốt không cần dài. Nó cần trả lời đúng những câu người ở lại sẽ phải hỏi.

• Danh sách việc đang dở, mỗi việc kèm tình trạng hiện tại và bước tiếp theo.
• Ai phụ trách thay cho từng đầu việc, ghi tên cụ thể chứ không ghi bộ phận.
• Đầu mối bên ngoài: tên người liên hệ phía khách hàng và nhà cung cấp, kèm số điện thoại.
• Việc gì được quyết, việc gì phải chờ. Đây là phần hay thiếu nhất và gây tắc nhiều nhất.
• Nơi lưu tài liệu và cách truy cập, tránh trường hợp file nằm trong máy cá nhân.
• Ngưỡng phải gọi cho người đang nghỉ, nêu rõ trường hợp nào mới gọi.

Nên gửi tài liệu trước ba ngày, để người nhận có thời gian đọc và hỏi lại khi bạn còn ở đó. Bàn giao vào chiều cuối cùng gần như luôn dẫn tới việc gọi điện trong kỳ nghỉ.

Sao lưu và quyền truy cập

Trước khi nghỉ, hãy sao lưu dữ liệu quan trọng và kiểm tra xem người thay bạn có quyền truy cập những gì cần thiết chưa.

Kỳ nghỉ dài cũng là lúc hay xảy ra sự cố điện và hỏng thiết bị, nên bản sao lưu nên nằm ở nơi khác với máy đang dùng.

THÔNG TIN RA BÊN NGOÀI

Khách hàng và đối tác không cần biết nội bộ bạn sắp xếp thế nào. Họ cần biết ba điều: nghỉ từ ngày nào, làm lại từ ngày nào, và gọi ai khi có việc gấp.

1. Gửi thông báo lịch nghỉ trước ít nhất một tuần, kèm đầu mối liên hệ trong kỳ nghỉ.
2. Đặt chế độ trả lời tự động cho email với đúng ba thông tin trên, viết ngắn gọn.
3. Cập nhật thông tin trên các kênh khách hay liên hệ: fanpage, website, số hotline.
4. Ghi rõ thời gian phản hồi dự kiến thay vì hứa trả lời ngay.
5. Không để lại số điện thoại cá nhân của người đang nghỉ làm đầu mối duy nhất.

Nội dung trả lời tự động nên tránh viết kiểu chung chung. Một câu nêu ngày quay lại làm việc có giá trị hơn cả đoạn văn dài xin lỗi vì sự bất tiện.

CÔNG NỢ, CHỨNG TỪ VÀ LỊCH TRỰC

Đây là nhóm việc có hạn chót cứng nhất, vì phụ thuộc vào lịch nghỉ của ngân hàng và của bộ phận kế toán các bên.

• Đối chiếu công nợ hai chiều: gọi trước, gửi văn bản xác nhận sau.
• Hoàn tất chứng từ và hóa đơn cho các giao dịch đã phát sinh.
• Chốt lương, thưởng và các khoản chi trả trước kỳ nghỉ.
• Kiểm tra các khoản thanh toán tự động rơi vào những ngày nghỉ.
• Lập lịch trực với tên người, khung giờ và số điện thoại cụ thể.
• Thống nhất mức phụ cấp trực từ đầu, không để bàn vào phút chót.

Lịch trực nên dán ở nơi ai cũng nhìn thấy chứ không chỉ gửi vào nhóm chat, vì tin nhắn sẽ trôi mất trong đợt tin nhắn chúc Tết.

Quy định về số ngày nghỉ theo luật và ba khung lịch thường gặp nằm ở bài lịch nghỉ Tết.

Phần quà cho nhân viên và đối tác

Nếu công ty có quà Tết, khâu này nên tách khỏi tuần cuối vì nó chiếm nhiều thời gian hơn mọi người tưởng, chủ yếu ở phần đóng gói và giao nhận.

Mốc đặt hàng theo từng loại quà có trong bài đặt quà Tết doanh nghiệp khi nào, còn cách lập danh sách người nhận nằm ở bài mẫu danh sách người nhận quà Tết. Với số lượng vừa phải, nhóm hộp quà Tết đóng sẵn giúp rút ngắn hẳn khâu đóng gói.

QUAY LẠI NHỊP SAU KỲ NGHỈ

Tuần đầu tiên sau Tết có năng suất thấp một cách có hệ thống: nhiều người quay lại muộn theo lịch tàu xe, các hoạt động khai xuân chiếm thời gian, và đối tác cũng đang trong tình trạng tương tự.

Cách xử lý thực tế là chấp nhận điều đó và xếp lịch cho phù hợp, thay vì cố ép tiến độ.

• Không đặt hạn chót nào vào tuần đầu tiên. Dời sang tuần thứ hai ngay từ khi lập kế hoạch.
• Bắt đầu bằng việc nhẹ: dọn hộp thư, rà soát danh sách việc dở, nhận bàn giao lại từ ca trực.
• Họp đầu năm ngắn gọn để thống nhất thứ tự ưu tiên, không họp dài.
• Xử lý phần tồn theo thứ tự ảnh hưởng tới khách hàng, không xử lý theo thứ tự đến trước.
• Chốt lại các mốc đã hứa trước Tết với đối tác, vì lịch của họ cũng đã dịch chuyển.
• Đặt một buổi tổng kết ngắn vào cuối tuần đầu tiên để nắm lại toàn cảnh.

Một mẹo nhỏ nhưng hiệu quả: trước khi nghỉ, hãy viết sẵn danh sách ba việc sẽ làm đầu tiên khi quay lại. Buổi sáng đầu năm sẽ nhẹ hơn nhiều khi không phải tự nhớ lại từ đầu.

ĐIỀU CẦN NÓI RÕ

Các mốc trong bài dựa trên nhịp làm việc phổ biến của tháng Chạp tại Việt Nam, không phải quy định bắt buộc. Ngành sản xuất, bán lẻ và dịch vụ có độ trễ rất khác nhau.

Phần liên quan tới chế độ nghỉ, lương thưởng và làm việc trong ngày lễ cần được đối chiếu với quy định hiện hành và với quy chế nội bộ của từng đơn vị.

Lịch chuẩn bị cho phần việc gia đình trong cùng khoảng thời gian nằm ở bài những việc cần làm trước Tết theo từng tuần.

TÓM TẮT NHỮNG ĐIỂM CHÍNH

• Hạn chót thật là ngày làm việc cuối cùng của bạn và của các bên bạn phụ thuộc.
• Bàn giao phải viết ra và gửi trước ba ngày, ghi rõ ai phụ trách thay và việc gì được quyết.
• Thông báo ra bên ngoài chỉ cần ba thông tin: nghỉ từ ngày nào, làm lại từ ngày nào, gọi ai khi gấp.
• Công nợ, chứng từ và lương thưởng chốt trước một tuần vì phụ thuộc lịch ngân hàng.
• Lịch trực ghi rõ tên người, khung giờ, số điện thoại và dán ở nơi ai cũng thấy.
• Không đặt hạn chót nào vào tuần đầu tiên sau kỳ nghỉ.
• Viết sẵn ba việc sẽ làm đầu tiên khi quay lại, trước khi rời văn phòng.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP