Quy định nội bộ về nhận và tặng quà trong công ty

Một nhân viên mua hàng nhận được giỏ quà từ nhà cung cấp đúng tuần đang chấm thầu, và không biết phải làm gì với nó vì công ty chưa từng nói gì về chuyện này.

Người đó có ba lựa chọn đều dở: giữ im lặng, tự trả lại và làm bên kia mất mặt, hoặc hỏi cấp trên rồi để cấp trên phải quyết định thay trong một tình huống không có căn cứ.

Một quy định viết sẵn giải quyết đúng chỗ đó. Bài này nêu khung các phần thường có. Còn khoảng 151 ngày nữa tới 06/02/2027.

MỘT QUY ĐỊNH QUÀ TẶNG GỒM NHỮNG PHẦN NÀO

Quy định càng ngắn càng dễ được đọc. Điều quan trọng không phải độ dài mà là mỗi phần đều trả lời được một câu hỏi mà nhân viên sẽ thật sự gặp.

PHẠM VI ÁP DỤNG PHẢI VIẾT RÕ TỪ ĐẦU

Phần lớn tranh cãi sau này bắt nguồn từ phạm vi viết mơ hồ. Hai câu hỏi cần khóa lại ngay là ai thuộc phạm vi và cái gì được tính là quà.

Ai thuộc phạm vi điều chỉnh

Danh sách thường gồm toàn bộ người lao động, thành viên ban lãnh đạo, và nên cân nhắc cả cộng tác viên hoặc nhà thầu đang làm việc nhân danh công ty.

Nhiều doanh nghiệp mở rộng thêm sang người thân trực hệ của nhân viên ở các vị trí nhạy cảm như mua sắm, đấu thầu và kiểm toán nội bộ.

Cái gì được tính là quà

Quà không chỉ là hộp bánh. Danh mục nên liệt kê rõ để không ai phải đoán, và nên nêu cả những thứ hay bị bỏ sót.

• Hiện vật gồm giỏ quà, rượu, đồ điện tử, vật phẩm trang trí.
• Phiếu quy đổi thành tiền như thẻ mua sắm, voucher, mã nạp.
• Chiêu đãi gồm ăn uống, vé sự kiện, chuyến đi có bên khác chi trả.
• Lợi ích phi vật chất như suất học, dịch vụ được ưu tiên bất thường.
• Quà gửi tới địa chỉ nhà riêng, tình huống cần nêu tách vì dễ nằm ngoài tầm quan sát của công ty.

NGƯỠNG GIÁ TRỊ DO DOANH NGHIỆP TỰ ĐẶT

Không có con số chuẩn dùng chung cho mọi doanh nghiệp. Ngưỡng phù hợp phụ thuộc vào ngành, quy mô, mức độ tiếp xúc với nhà cung cấp và yêu cầu của khách hàng lớn.

Điều nên làm là chia thành các bậc ứng xử rõ ràng thay vì một con số duy nhất.

1. Dưới ngưỡng thấp. Vật phẩm truyền thông giá trị nhỏ, lịch, thiệp. Nhận được, không cần khai báo.
2. Giữa hai ngưỡng. Nhận được nhưng phải khai báo vào sổ theo dõi trong thời hạn quy định.
3. Trên ngưỡng cao. Không nhận cá nhân. Trả lại, hoặc nộp về công ty để xử lý theo cách đã định.
4. Không phụ thuộc giá trị. Tiền mặt và vật ngang tiền thường bị cấm hoàn toàn ở mọi mức.

Một nguyên tắc phổ biến kèm theo ngưỡng: mọi quà tặng đều bị cấm trong giai đoạn đang chấm thầu, đàm phán hợp đồng hoặc đánh giá nhà cung cấp, bất kể giá trị.

KHAI BÁO VÀ XỬ LÝ QUÀ VƯỢT NGƯỠNG

Nghĩa vụ khai báo chỉ hoạt động nếu việc khai báo dễ hơn việc im lặng. Biểu mẫu dài mười ô sẽ không ai điền.

Biểu mẫu tối thiểu nên có: ngày nhận, bên tặng, mô tả quà, giá trị ước tính, bối cảnh nhận, và đề xuất cách xử lý. Thời hạn khai báo thường tính bằng số ngày làm việc kể từ khi nhận, do doanh nghiệp tự đặt.

Ba cách xử lý quà vượt ngưỡng thường gặp

Cách một là trả lại kèm thư giải thích do công ty soạn sẵn, để nhân viên không phải tự nghĩ lời và bên tặng không cảm thấy bị từ chối cá nhân.

Cách hai là nộp về công ty rồi đưa vào một hình thức dùng chung, ví dụ bốc thăm nội bộ hoặc chuyển cho hoạt động thiện nguyện theo hướng nêu ở bài kết hợp quà Tết với hoạt động thiện nguyện.

Cách ba áp dụng cho thực phẩm dễ hỏng, thường là chia dùng chung tại bộ phận và vẫn ghi vào sổ theo dõi.

QUY ĐỊNH VỀ PHÍA TẶNG QUÀ CŨNG CẦN CÓ

Phần lớn quy định chỉ viết về việc nhận quà mà bỏ trống chiều ngược lại. Đây là thiếu sót đáng kể, vì rủi ro của doanh nghiệp thường đến từ chiều tặng.

Những điểm nên nêu gồm: danh mục người nhận phải được duyệt trước, quà gửi tới địa chỉ công ty thay vì cá nhân, không tặng trong giai đoạn đàm phán, và phải kiểm tra quy định nội bộ của bên nhận trước khi gửi.

Với các ngành có yêu cầu tuân thủ chặt, phần này còn quan trọng hơn. Cách hỏi trước qua đầu mối làm việc được trình bày ở bài quà Tết cho đối tác ngân hàng và tài chính. Danh mục người nhận và cách phân nhóm nằm ở bài lập danh sách người nhận quà Tết.

ĐÂY LÀ KHUNG THAM KHẢO, KHÔNG PHẢI VĂN BẢN PHÁP LÝ

Bài viết này chỉ liệt kê các phần thường có trong một quy định quà tặng và những câu hỏi mỗi phần cần trả lời. Nội dung ở đây không phải tư vấn pháp lý.

Mọi ngưỡng giá trị, thời hạn khai báo và chế tài đều do doanh nghiệp tự quyết theo đặc thù của mình. Bài không nêu con số nào vì không có con số nào đúng cho mọi trường hợp.

Trước khi ban hành, quy định cần được bộ phận pháp chế rà soát để bảo đảm phù hợp với quy định pháp luật đang có hiệu lực, với nội quy lao động và với các cam kết tuân thủ mà công ty đã ký với khách hàng hoặc đối tác.

TÓM TẮT NHỮNG ĐIỂM CHÍNH

• Sáu phần cần có: phạm vi áp dụng, ngưỡng giá trị, nghĩa vụ khai báo, cách xử lý quà vượt ngưỡng, thẩm quyền phê duyệt và hồ sơ lưu trữ.
• Phạm vi phải nói rõ ai thuộc diện điều chỉnh và cái gì được tính là quà, gồm cả voucher, chiêu đãi và quà gửi về nhà riêng.
• Ngưỡng giá trị do doanh nghiệp tự đặt, nên chia thành bậc ứng xử thay vì một con số duy nhất.
• Tiền mặt và vật ngang tiền thường bị cấm ở mọi mức, và mọi quà đều bị cấm trong giai đoạn chấm thầu hay đàm phán.
• Biểu mẫu khai báo phải ngắn, nếu không sẽ không ai điền. Thư từ chối nên do công ty soạn sẵn.
• Quy định về chiều tặng quà cũng phải có, gồm duyệt danh mục người nhận và gửi tới địa chỉ công ty thay vì cá nhân.
• Đây là khung tham khảo. Pháp chế phải rà soát trước khi ban hành.

Khi đã có quy định, việc đặt quà trở nên đơn giản hơn vì danh mục người nhận và mức chi đã có căn cứ nội bộ. Lúc gửi yêu cầu tại trang quà Tết doanh nghiệp, nêu rõ mức chi từng nhóm và yêu cầu gửi tới địa chỉ công ty để phương án đề xuất nằm trong khung quy định của bạn.

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP